Revisionssicher & rechtskonform archivieren.
DMS Lösungen.
Dokumente endlich im Griff.
Mit einem professionellen Dokumentenmanagement-System verwalten Sie alle Geschäftsdokumente zentral, rechtssicher und in Sekundenschnelle auffindbar — vollständig GoBD- und DSGVO-konform.
Alles, was modernes Dokumentenmanagement leisten muss.
Unsere DMS-Lösungen vereinen alle Funktionen, die Sie für effiziente und rechtssichere Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen benötigen.
Intelligente Volltextsuche
Finden Sie jedes Dokument in Sekunden – über alle Dateiformate, Versionen und Metadaten hinweg.
GoBD- & DSGVO-konform
Revisionssichere Archivierung nach deutschen Standards. Vollständig auditierbar und manipulationssicher.
Automatisierte Workflows
Freigabeprozesse, Rechnungseingang, Vertragsmanagement – digital und ohne Medienbrüche.
Zentrale Ablage
Eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Geschäftsdokumente Ihres Unternehmens.
Granulare Berechtigungen
Rollenbasierte Zugriffsrechte bis auf Dokumentebene – sicher und übersichtlich.
Cloud oder On-Premises
Hosting nach Ihren Anforderungen. Deutsche Rechenzentren, Hybrid-Setups oder Ihre eigene Infrastruktur.
Spürbare Effizienzgewinne ab dem ersten Tag.
Unsere Kunden sparen durchschnittlich mehrere Stunden pro Mitarbeiter und Woche – allein durch die intelligente Verwaltung ihrer Dokumente.
Persönliches Angebot anfragenVertrauen führender Unternehmen.
Wir arbeiten mit den weltweit führenden Anbietern und renommierten Kunden aus dem Mittelstand zusammen.
Microsoft
Dell
HP
LenovoCiscoSophos
VMware
AWS
Google Cloud
SAP
Salesforce
AdobeMicrosoftDellHPLenovoCiscoSophosVMwareAWSGoogle CloudSAPSalesforceAdobeDokumentenmanagement, das Ihre Branche versteht.
Ob Industrie, Handel, Finanzwesen oder Gesundheit — wir adaptieren unsere DMS-Lösungen exakt an die regulatorischen, prozessualen und technologischen Anforderungen Ihres Sektors. Profitieren Sie von vorkonfigurierten Branchen-Templates und mehr als 15 Jahren Implementierungserfahrung.
Industrie & Fertigung
Technische Zeichnungen, ISO-Dokumentation, QM-Handbücher und Lieferantenakten zentral verwalten – inklusive Versionierung und Freigabeworkflows.
Steuerberatung & Kanzleien
Mandantenakten, Verträge und Korrespondenz GoBD-konform archivieren. Nahtlose DATEV-Integration und revisionssichere Aufbewahrung.
Gesundheitswesen
Patientenakten, Befunde und administrative Dokumente DSGVO-konform digitalisieren. Rollenbasierter Zugriff für Ärzte, Pflege und Verwaltung.
Handel & E-Commerce
Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten, Lieferscheine digital archivieren und Bestellprozesse beschleunigen – inkl. ERP-Anbindung.
Bauwesen & Immobilien
Baupläne, Genehmigungen und Mietverträge strukturiert verwalten. Mobile Zugriffe auf der Baustelle und projektbasierte Aktenstrukturen.
Öffentlicher Sektor
E-Akten-konforme Lösungen nach EGovG für Verwaltungen und kommunale Träger. Volltextsuche über Jahrzehnte gewachsene Bestände.
Komplette DMS-Begleitung – von der Beratung bis zum Betrieb.
Wir begleiten Sie über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumentenmanagement- Lösung. Vom ersten Workshop über die technische Implementierung bis zum kontinuierlichen Betrieb erhalten Sie alle Leistungen aus einer Hand — herstellerunabhängig, transparent und mit messbarem Mehrwert.
In 5 Schritten zum Go‑Live.
Strukturiert, transparent und mit klar definierten Meilensteinen — scrollen Sie weiter, um die einzelnen Phasen zu entdecken.
Analyse & Beratung
Workshop zur Aufnahme Ihrer Prozesse, Dokumentenflüsse und Compliance-Anforderungen. Gemeinsam definieren wir Ihre Ziele und Erfolgskriterien.
Konzept & Architektur
Detailliertes Lösungskonzept inklusive Aktenstrukturen, Rollen-Modellen, Schnittstellen und Workflow-Designs. Sie erhalten eine verbindliche Roadmap.
Implementierung
Technischer Aufbau Ihrer DMS-Umgebung, Integration in bestehende Systeme (ERP, M365, CRM) und Konfiguration aller Workflows.
Test & Schulung
Datenmigration aus Altsystemen, ausführliche User-Acceptance-Tests sowie Anwender- und Administrator-Schulungen vor Ort oder remote.
Go-Live & Support
Produktivsetzung mit begleitender Hypercare-Phase und langfristigem Support-Vertrag. Wir bleiben auch nach dem Go-Live an Ihrer Seite.
Ihr DMS-Projekt beginnt mit einem unverbindlichen Erstgespräch.
Vereinbaren Sie jetzt einen Termin mit unseren DMS-Experten und erhalten Sie eine kostenfreie Erstberatung.
Warum ein DMS heute zur strategischen Pflicht wird.
Die Digitalisierung von Dokumentenprozessen ist längst keine Option mehr, sondern eine geschäftskritische Notwendigkeit. Wir zeigen Ihnen, welche Faktoren Sie bei der Auswahl eines DMS berücksichtigen sollten.
Was ist ein Dokumentenmanagement-System?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine zentrale Software-Plattform zur strukturierten Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und revisionssicheren Archivierung sämtlicher digitaler und digitalisierter Dokumente eines Unternehmens. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dateiablagen bietet ein DMS Funktionen wie Volltextsuche, Versionsmanagement, Workflow-Automatisierung und granulare Zugriffsrechte. Damit wird es zur zentralen Schaltstelle für sämtliche dokumentenbasierten Geschäftsprozesse.
Rechtliche Anforderungen: GoBD & DSGVO sicher erfüllen
Steuerrelevante Unterlagen unterliegen in Deutschland strengen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von bis zu zehn Jahren. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) legen detaillierte Anforderungen an die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit digitaler Dokumente fest. Parallel müssen personenbezogene Daten gemäß DSGVO geschützt und auf Anfrage gelöscht werden können. Ein professionelles DMS erfüllt beide Anforderungen out-of-the-box und schützt Sie vor empfindlichen Bußgeldern bei Audits.
Workflow-Automatisierung als Effizienztreiber
Die größten Effizienzgewinne entstehen nicht durch reine Archivierung, sondern durch die Automatisierung dokumentengetriebener Geschäftsprozesse. Eingangsrechnungen werden per OCR erfasst, automatisch vorkontiert, an die richtigen Freigeber geleitet und nach Genehmigung an Ihre Buchhaltungssoftware übergeben. Verträge laufen durch konfigurierbare Genehmigungsketten und werden vor Fristablauf proaktiv eskaliert. So sparen Mitarbeiter mehrere Stunden pro Woche – Zeit, die in wertschöpfende Tätigkeiten fließt.
Cloud, On-Premises oder Hybrid – die richtige Architektur
Die Wahl der Betriebsform hängt von Ihrer IT-Strategie, Compliance-Anforderungen und vorhandener Infrastruktur ab. Cloud-DMS bieten schnelle Verfügbarkeit, planbare Kosten und automatische Updates. On-Premises-Installationen geben Ihnen volle Datenhoheit und sind für regulierte Branchen häufig die erste Wahl. Hybrid-Modelle kombinieren beide Welten: sensible Dokumente bleiben im eigenen Rechenzentrum, kollaborative Workflows laufen in der Cloud. Webect berät Sie herstellerunabhängig zur optimalen Variante für Ihr Unternehmen.
Was wir als Webect IT Solutions für Sie tun können.
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Dokumentenmanagement, Implementierung und unsere Leistungen als IT-Partner.
Sie haben weitere Fragen? Sprechen Sie uns anWelche DMS-Systeme implementiert Webect?
Wir implementieren marktführende DMS-Plattformen wie ELO, d.velop, DocuWare, Microsoft SharePoint und Open-Source-Lösungen wie Nextcloud. Die Auswahl erfolgt nach einer fundierten Anforderungsanalyse, immer passgenau zu Ihrer Branche, Unternehmensgröße und IT-Strategie.
Wie lange dauert ein DMS-Einführungsprojekt?
Ein typisches DMS-Projekt dauert zwischen 3 und 6 Monaten von der ersten Analyse bis zum Go-Live. Komplexere Setups mit zahlreichen Schnittstellen oder Migration großer Bestände können bis zu 12 Monate erfordern. Wir liefern Ihnen nach dem Workshop eine verbindliche Roadmap.
Ist die Lösung GoBD- und DSGVO-konform?
Ja, sämtliche von uns implementierten DMS-Lösungen erfüllen die GoBD-Vorgaben für revisionssichere Archivierung sowie alle Anforderungen der DSGVO. Auf Wunsch hosten wir Ihre Lösung in zertifizierten deutschen Rechenzentren.
Können bestehende Dokumente migriert werden?
Selbstverständlich. Wir migrieren Bestandsdaten aus Dateiservern, E-Mail-Archiven, alten DMS-Systemen oder Papierarchiven (inkl. Scanning-Dienst) in Ihr neues System – inklusive Metadaten-Extraktion und automatischer Verschlagwortung.
Welche Schnittstellen werden unterstützt?
Standardmäßig integrieren wir Ihr DMS mit Microsoft 365, ERP-Systemen (SAP, DATEV, Microsoft Dynamics), CRM-Plattformen, E-Mail-Clients und Branchensoftware. Individuelle REST-API-Schnittstellen entwickeln wir bei Bedarf für Sie.
Wie sieht der laufende Support aus?
Wir bieten Service-Level-Agreements (SLA) mit garantierten Reaktionszeiten, deutschsprachigen 1st- und 2nd-Level-Support, regelmäßige Wartungsfenster sowie proaktives Monitoring. Auf Wunsch übernehmen wir auch den vollständigen Betrieb als Managed Service.
Welche Kosten kommen auf uns zu?
Die Kosten setzen sich aus Lizenzen (pro Nutzer/Monat), einmaligen Implementierungskosten und optional Hosting/Support zusammen. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein transparentes Festpreisangebot ohne versteckte Kosten.
Was unterscheidet Webect von anderen Anbietern?
Wir sind nicht nur Implementierer, sondern Ihr ganzheitlicher IT-Partner: Beratung, Software, Hardware, Cloud, Security und Workplace aus einer Hand. Über 15 Jahre Erfahrung mit mittelständischen Unternehmen, deutscher Support und herstellerunabhängige Beratung.
Sprechen Sie direkt mit unserem DMS-Experten.
Profitieren Sie von über einem Jahrzehnt Erfahrung in der Einführung professioneller Dokumentenmanagement-Systeme bei mittelständischen Unternehmen. Persönlich, individuell und unverbindlich.
Lassen Sie uns sprechen.
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit unseren DMS-Experten. Wir analysieren Ihre Anforderungen und entwickeln gemeinsam eine passende Lösung.
