Microsoft SharePoint gilt seit vielen Jahren als Platzhirsch, wenn es um unternehmensweite Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement und Intranet-Lösungen geht. Dennoch gibt es zahlreiche Unternehmen, die nach einer Alternative suchen – sei es wegen Lizenzkosten, Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit oder Integrationsmöglichkeiten

In diesem Beitrag beleuchten wir, warum Firmen auf SharePoint-Alternativen umsteigen, welche Lösungen es gibt und welche Vor- und Nachteile diese mit sich bringen.

Warum Unternehmen nach einer SharePoint-Alternative suchen

SharePoint ist zweifellos ein mächtiges Werkzeug – doch nicht jedes Unternehmen fühlt sich damit gut aufgehoben. Die Gründe, warum Firmen nach Alternativen suchen, sind vielfältig und lassen sich grob in vier Kategorien einteilen: Kosten, Komplexität, Anpassungsfähigkeit und Benutzerakzeptanz.

1. Lizenz- und Betriebskosten
SharePoint ist Teil des Microsoft 365 Ökosystems. Für viele Unternehmen bedeutet das zusätzliche Lizenzgebühren und laufende Kosten, die nicht immer im Verhältnis zum tatsächlichen Nutzen stehen. Vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen stoßen hier schnell an Budgetgrenzen.

2. Komplexität in der Einrichtung und Nutzung
Die Funktionsvielfalt von SharePoint ist Fluch und Segen zugleich. Während große Konzerne die umfangreichen Möglichkeiten schätzen, überfordert die Plattform viele KMUs, da Einrichtung, Rechteverwaltung und Anpassungen technisches Know-how erfordern.

3. Eingeschränkte Anpassbarkeit für individuelle Workflows
Auch wenn SharePoint anpassbar ist, stoßen Unternehmen bei der Abbildung spezieller Prozesse an Grenzen – oder benötigen teure Entwicklerressourcen. Das macht die Lösung oft starrer als erhofft.

4. Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz im Team
Selbst die beste Plattform ist nutzlos, wenn sie von den Mitarbeitern nicht angenommen wird. Bei SharePoint sind Navigation und Bedienung für nicht-technische Nutzer oft wenig intuitiv, was die Produktivität hemmen kann.

Diese Herausforderungen sorgen dafür, dass Unternehmen sich nach modernen, flexibleren Plattformen umsehen, die genau zu ihren Bedürfnissen passen – ohne unnötigen Ballast.

Die besten SharePoint-Alternativen im Überblick

Wer eine Alternative zu SharePoint sucht, wird feststellen, dass der Markt mittlerweile eine Vielzahl leistungsfähiger Plattformen bietet. Sie unterscheiden sich in Funktionsumfang, Preismodell und Zielgruppe. Im Folgenden stellen wir einige der bekanntesten Lösungen vor.

1. Confluence (Atlassian)

Confluence ist vor allem in der Software- und Projektmanagement-Welt etabliert. Die Plattform überzeugt mit einer klaren, strukturierten Oberfläche, ideal für Wissensmanagement, Teamdokumentation und interne Wikis.
Vorteile:

• Einfache Bedienung
• Starke Integration mit Jira und Trello
• Gute Suchfunktion
  Nachteile:
• Weniger geeignet für umfangreiches Dokumentenmanagement
• Teilweise eingeschränkte Rechteverwaltung

2. Google Workspace

Google Workspace (ehemals G Suite) bietet mit Google Drive, Docs, Sheets und Sites ein integriertes Ökosystem für Zusammenarbeit. Besonders attraktiv für Unternehmen, die ohnehin in der Google-Welt arbeiten.
Vorteile:

• Echtzeit-Zusammenarbeit
• Intuitive Bedienung
• Plattformunabhängig
  Nachteile:
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
• Datenschutzbedenken in sensiblen Branchen

3. Syvera ERP Cloud

Mit der Syvera Cloud Lösung bekommen Sie eine an Ihr Unternehmen angepasst Lösung mit genau den Funktionen die Sie auch wirklich benötigen.

• Eigener Server
• Modular erweiterbar
• Individuelle Implmentierung und Erweiterung

4. Nextcloud

Nextcloud ist eine Open-Source-Lösung, die volle Kontrolle über Daten ermöglicht. Ideal für Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen oder eigener IT-Infrastruktur.
Vorteile:

• Datenhoheit
• Modular erweiterbar
• DSGVO-konform
  Nachteile:
• Einrichtung und Wartung oft aufwändiger
• Hoher interner IT-Bedarf

5. Bitrix24

Bitrix24 ist eine All-in-One-Plattform, die Collaboration, CRM und Projektmanagement vereint.
Vorteile:

• Sehr umfangreich
• Preislich attraktiv (auch kostenlose Version)
  Nachteile:
• Benutzeroberfläche teils unübersichtlich
• Funktionsvielfalt kann überfordern

6. Notion

Notion ist ein flexibles Tool für Wissensmanagement und Projektorganisation, das sich stark an individuelle Workflows anpassen lässt.
Vorteile:

• Extrem anpassbar
• Intuitive Oberfläche
  Nachteile:
• Weniger geeignet für hochkomplexe Rechte- und Dokumentenstrukturen

Worauf Sie bei der Wahl einer SharePoint-Alternative achten sollten

Die Entscheidung für eine SharePoint-Alternative sollte nicht allein aufgrund von Preis oder Funktionsliste getroffen werden. Viel wichtiger ist es, den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens zu kennen und zu prüfen, wie gut eine Plattform zu den eigenen Prozessen passt.

Wichtige Auswahlkriterien:

• Integration in bestehende Systeme: Passt die Lösung zu Ihrer bestehenden IT-Landschaft?
• Benutzerfreundlichkeit: Können Mitarbeiter ohne lange Schulungen starten?
• Datensicherheit & Compliance: Werden alle rechtlichen Anforderungen erfüllt (z. B. DSGVO)?
• Skalierbarkeit: Wächst die Plattform mit Ihrem Unternehmen mit?
• Support & Community: Gibt es schnellen Support und eine aktive Nutzer-Community?

Unternehmen, die diese Faktoren berücksichtigen, vermeiden spätere Probleme und stellen sicher, dass die gewählte Plattform langfristig Mehrwert bietet.