Elektronische Akte & ArchivierungELO E-Akte.
Strukturiert. Zentral. Gefunden.
Webect implementiert die elektronische Akte mit ELO ECM — strukturierte Ablage aller Geschäftsdokumente, Volltext-Suche in Sekunden, rollenbasierter Zugriffsschutz und automatische Aufbewahrungsfristen.
Was wir mit der ELO E-Akte umsetzen.
Elektronische Akten für alle Geschäftsbereiche
Strukturierte E-Akten für alle relevanten Geschäftsobjekte einrichten: Kundenakten, Lieferantenakten, Projektakten, Vertragsordner, Immobilienakten, Maschinenakten — individuell auf Ihre Geschäftsprozesse zugeschnitten.
Volltext-Suche & Metadaten-Recherche
Dokumente in Sekunden finden — egal ob per Volltext-OCR in gescannten PDFs, per Metadatenfilter (Datum, Dokumenttyp, Kostenstelle) oder über die integrierte ELO-Suche mit Boolean-Operatoren.
Versionierung & Dokumentenhistorie
Jede Änderung an einem Dokument wird als neue Version gespeichert: wer hat was wann geändert, welche Versionen wurden freigegeben und welche Vorversion galt zu welchem Zeitpunkt — lückenloser Audit-Trail.
Zugriffsschutz & Berechtigungskonzept
Rollenbasiertes Berechtigungskonzept: wer darf welche Akten sehen, bearbeiten oder löschen — auf Ebene von Aktengruppen, einzelnen Ordnern oder Dokumenttypen. Vollständige Protokollierung aller Zugriffe.
ERP- & CRM-Integration
Dokumente direkt am ERP-Datensatz verknüpfen: aus SAP oder Dynamics auf die Kundenakte zugreifen, aus dem CRM Angebote und Verträge öffnen — ohne Systemwechsel, ohne Doppelablage.
Aufbewahrungsfristen & Compliance
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für alle Dokumenttypen hinterlegen und automatisch überwachen: GoBD (10 Jahre für Buchungsbelege), DSGVO-Löschfristen und individuelle Unternehmensrichtlinien.
Was die ELO E-Akte
für Ihr Unternehmen bringt.
- Alle Geschäftsdokumente zentral: ein System für alle Akten aller Abteilungen
- Dokumente in Sekunden gefunden: Volltext-Suche in gescannten und digitalen Dokumenten
- Keine Doppelablagen mehr: ein Dokument, eine Wahrheit — überall verfügbar
- Compliance-sicher: automatische Aufbewahrungsfristen ohne manuellen Aufwand
- Homeoffice-fähig: mobiler Zugriff per ELO App und Web-Client von überall
- Audit-Trail: jeder Dokumentenzugriff und jede Änderung ist nachvollziehbar
Vom Aktenplan
zur produktiven E-Akte.
Aktenplan & Konzept
Dokumententypen und Aktenarten analysieren, Aktenplan entwerfen, Metadaten und Zugriffsrechte konzipieren.
ELO-Konfiguration
Aktenstruktur in ELO aufbauen, Metadatenmasken einrichten, Aufbewahrungsfristen konfigurieren, Zugriffsrechte umsetzen.
Migration & Indexierung
Bestehende Dokumente aus Netzlaufwerken oder altem DMS migrieren, OCR-Indexierung aufsetzen, Altdaten in ELO-Struktur überführen.
Go-live & Schulung
Anwender-Schulung, Pilotbereich starten, Rollout auf weitere Abteilungen und laufender Support.
ELO E-Akte-Expertise, die liefert.
ELO-Akten-Erfahrung
Webect hat E-Akten-Systeme für Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung implementiert — von einfachen Kundenakten bis zu komplexen Projektakten-Systemen mit ERP-Integration.
OCR & Volltext-Kompetenz
Wir richten OCR-Volltextindexierung professionell ein — damit auch gescannte Altdokumente in Sekunden gefunden werden.
Compliance-Expertise
GoBD, DSGVO, branchenspezifische Aufbewahrungsfristen — wir kennen die rechtlichen Anforderungen und konfigurieren ELO entsprechend.
ERP-Integrationserfahrung
ELO-E-Akte und SAP, Dynamics oder CRM nahtlos verbinden: Dokumente dort wo sie gebraucht werden — ohne Systemwechsel.
Stuttgart + Remote — bundesweit
Hauptsitz Stuttgart, tätig bundesweit. Verlässlicher ELO-Partner für E-Akte-Projekte und laufenden Betrieb.
Schrittweise erweiterbar
E-Akte ist der Einstieg. Wir erweitern nach und nach: Eingangsrechnungen, Vertragsmanagement, HR-Akte — alles integriert in ELO.
Ihre Dokumente.
Strukturiert. Zentral. Gefunden.
In einem kostenlosen Erstgespräch zeigen wir, wie die ELO E-Akte Ihre Dokumentenablage modernisiert und Suchzeiten dramatisch reduziert.
